2005年08月14日
債権のトリタテ（3）
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（前回の続きから）
『掛け』をいかにトリタテるのかということについて、売上の業務処理を、�受注、�出荷、�請求、�回収という４つに分けて説明してきています。
今回は�出荷の段階です。
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◆ 出荷の段階
出荷というのは、モノをお客さんに引き渡すことです。
お客さんといっても、ここでは個人ではなく部品メーカーが製品を川下の会社に卸す場合を考えてください。何万個という製品を複数の取引先に納期までに間違いなく届けるというのは大変なことです。
『相手先別に』『どの種類の製品を』『何個届けたか』。現在多くの会社で導入されているコンピュータシステムにこの情報をいかにうまく入力できるかということが、重要な課題です。
そして、コンピュータへ正確かつ漏れなくデータを入力するということについて、我々会計士がもっとも注目する会社の仕組みは２つです。
Ø プルーフチェックを実施しているか？
プルーフチェックとは、会社の入力担当者が、コンピュータへの入力した結果を紙で打ち出し、入力原票とチェックすることです。画面上だけで操作していると入力数値等に誤りが発生していてもなかなか気が付かないものです。
電機量販店のネット通販等で、一桁小さいの価格で商品を売り出してしまい、大変な騒ぎになるというのはこれまでに何度も新聞にでていますね。
出荷伝票と出荷データのコンピュータへの入力結果とをチェックし、相手先や商品種類や数量等、入力誤りが発生していないことを確かめます。
Ø 入力済み印を押印しているか？
また、入力した伝票に入力済印を押すことで、コンピュータへの入力漏れの伝票を発見したり、二重入力のリスクを回避したりします。
もちろん伝票そのものが1枚なくなっていたりすると困りますが、それは伝票を連番管理することで防止できます。
このほかにも次のような工夫がよく用いられています。
Ø 職務の分離
最近『不正』ということが話題になっていますが、不正がもっともおこりやすい場面のひとつがここです。具体的には、営業担当者が営業ノルマ達成のために、商品の出荷を偽装し、会計上売上げを上げてしまうのです。
そのようなリスクを回避するために、営業担当者と出荷担当者とは別々の部署にすることが理想です。ただ、小規模企業である場合などそれが困難な場合には、出荷のときに営業担当者以外の第三者による検品制度を設ける必要があります。
Ø 物品受領書
出荷にあたっては得意先への納品書と物品受領書とを送付し、得意先からの物品受領書を入手する必要があります。これは得意先の受領証拠（『掛け』の証拠）となることはもちろんですが、不当持ち出しの防止ともなります。
以上今回は出荷段階での工夫について記載しました。
出荷という業務だけとってもいろいろな工夫があるんですね・・・
（つづく）
お盆休みを利用して鹿児島県の島に行っていました。夜海辺にねっころがって流れ星を沢山みました。（ペルセウス流星群？？）
投稿者 a005547 : 2005年08月14日 15:06
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